Per-seat czy za biuro: jak rozliczane są CRM-y dla nieruchomości?

„Ile kosztuje CRM?” ma dwie różne odpowiedzi w zależności od tego, jak dostawca liczy: za osobę czy za biuro. Ten tekst wyjaśnia oba modele i pokazuje, jak wybór modelu zmienia rachunek przy różnej wielkości zespołu. Bez nazw systemów, bo liczy się mechanika, nie logo.

Model za osobę (per-seat)

Płacisz stałą kwotę za każdą osobę, która ma dostęp. Trzy osoby to trzy razy stawka, dwanaście osób to dwanaście razy stawka. Zalety: koszt jest przewidywalny, dodanie agenta to jedna decyzja, zdjęcie stanowiska obniża rachunek od następnego okresu. Wada: przy dużym zespole suma robi się wysoka i nie ma „progu”, po którym kolejna osoba jest tańsza, chyba że dostawca ma rabat od pewnej liczby.

Niektóre systemy w tym modelu mają minimalną liczbę stanowisk, na przykład trzy. Wtedy biuro dwuosobowe płaci za trzy; warto to sprawdzić.

Model za biuro z limitem stanowisk

Płacisz jedną kwotę za biuro, w której mieści się określona liczba osób. Powyżej limitu dopłacasz za każdą kolejną osobę albo przechodzisz na wyższy pakiet z nowym limitem. Zaleta: przy zespole tuż pod limitem koszt na osobę jest niski. Wada: koszt rośnie skokowo; dziewiąta osoba potrafi kosztować tyle, co nowy pakiet, a zmiana pakietu bywa nową umową.

Przykład liczbowy na wymyślonych stawkach

Żeby pokazać mechanikę, a nie cennik żadnego dostawcy, przyjmijmy: model A liczy 100 jednostek za osobę miesięcznie; model B liczy 500 jednostek za biuro do 5 osób i 150 jednostek za każdą osobę ponad limit.

Zmień stawki, a tabela się odwróci: przy modelu B za 350 do 5 osób biuro czteroosobowe płaci mniej w B. Wniosek jest metodyczny, nie produktowy: policz oba modele dla swojej dokładnej liczby osób oraz dla liczby o dwie osoby większej, bo biura rosną, a skok kosztu przy limicie jest wtedy widoczny od razu.

Co jeszcze różni oba modele

1. Dodanie osoby. Per-seat: jedna decyzja, płatność od następnego okresu. Za biuro: dopłata albo nowy pakiet, czasem nowa umowa.
2. Zdjęcie osoby. Per-seat: rachunek spada. Za biuro: zwykle nie, dopóki nie zejdziesz do niższego pakietu.
3. Sezonowość. Biura z agentami dochodzącymi na sezon lepiej wychodzą na modelu, w którym stanowisko da się włączyć i wyłączyć bez zmiany umowy.
4. Wycena indywidualna. Od pewnej wielkości oba modele zamieniają się w ofertę pisemną; wtedy porównujesz oferty, nie cenniki.

Jak to policzyć dla swojego biura

Metoda z tekstu o porównywaniu CRM-ów sprowadza wszystko do kosztu na osobę na rok: abonament, dopłaty, dodatki, migracja, podzielone przez liczbę osób. Estalo rozlicza plan dla biur za osobę, z minimalną liczbą stanowisk podaną wprost i kalkulatorem miejsc na stronie cennika, więc rachunek da się zrobić bez rozmowy handlowej.